Hướng dẫn sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử từ 15/9/2025
- Thứ ba - 23/09/2025 09:26
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Nhằm góp phần tiết kiệm nhiều hơn nữa về thời gian, công sức, chi phí nên việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là rất cần thiết. Người dân, doanh nghiệp có thể sử dụng bản sao chứng thực điện tử thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến, có thể sử dụng lại nhiều lần. Không phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ, qua đó đem lại sự tiện lợi, hài lòng cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các TTHC.
Ngày 15/9/2025, Văn phòng Chính phủ đã có Thông tư 03/2025/TT-VPCP hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Căn cứ Điều 5 Thông tư 03/2025/TT-TT-VPCP hướng dẫn sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử như sau:
- Việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử quy định tại điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 118/2025/NĐ-CP được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (sau đây gọi là Thông tư 01/2023/TT-VPCP).
Tại khoản 1, khoản 2 Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:
Điều 8. Sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử
1. Người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu. Việc ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.
2. Việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;
b) Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;
c) Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;
d) Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;
đ) Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;
e) Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
- Các trường hợp không cần thực hiện sao chụp sang bản điện tử:
+ Hồ sơ được nộp để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
+ Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;
+ Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
+ Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.
Ngày 15/9/2025, Văn phòng Chính phủ đã có Thông tư 03/2025/TT-VPCP hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Căn cứ Điều 5 Thông tư 03/2025/TT-TT-VPCP hướng dẫn sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử như sau:
- Việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử quy định tại điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 118/2025/NĐ-CP được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (sau đây gọi là Thông tư 01/2023/TT-VPCP).
Điều 8. Sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử
1. Người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu. Việc ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.
2. Việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;
b) Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;
c) Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;
d) Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;
đ) Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;
e) Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
- Các trường hợp không cần thực hiện sao chụp sang bản điện tử:
+ Hồ sơ được nộp để thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
+ Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;
+ Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
+ Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.